Notary Public en Pensilvania: qué puede y qué no puede hacer

¿Qué hace un notary public en Pensilvania?

Un notary public recibe su comisión del Departamento de Estado de Pensilvania (la agencia estatal que supervisa a los notaries) por cuatro años. Según la ley estatal (RULONA), puede realizar seis actos notariales:

• Acknowledgment (reconocimiento de firma): usted le dice al notary que la firma es suya y que firmó para el fin que indica el documento.
• Oath o affirmation (juramento o declaración solemne): usted jura o promete solemnemente, delante del notary, decir la verdad.
• Verification on oath or affirmation (a menudo llamada jurat o affidavit): usted jura que lo escrito es verdad y firma delante del notary.
• Witnessing o attesting a signature: el notary confirma quién es usted y que la firma es suya.
• Certificar una copia: el notary confirma que la copia es una reproducción completa y exacta del original. Es el único acto en el que quien firma no tiene que presentarse.
• Protesto de un instrumento negociable: un acto comercial poco común, que no tiene que ver con papeles del carro.

Un notary de Pensilvania puede trabajar en cualquier condado del estado, pero no fuera de él. La comisión es personal: nadie más puede usar el sello del notary. Lo que el notary confirma es quién firmó. No está ahí para decirle si el documento es correcto o conveniente.

¿Qué NO puede hacer un notary en Pensilvania?

• Dar consejo legal ni ayudar a redactar documentos legales, a menos que también sea abogado con licencia.
• Actuar como consultor de inmigración ni representarlo en asuntos migratorios, ni cobrar por ello.
• Certificar copias de actas de nacimiento, defunción o matrimonio, ni de documentos de empresas como los Articles of Incorporation. Solo la agencia que guarda el original puede certificarlos.
• Celebrar matrimonios ni emitir licencias de matrimonio.
• Notarizar fuera de Pensilvania ni prestar su sello a otra persona.
• Notarizar un documento en el que él o su cónyuge tengan un interés financiero personal.
• Emitir una apostilla. Eso lo hace el Departamento de Estado (vea más abajo).

El notary puede negarse si no está convencido de que usted tiene capacidad, de que firma de forma consciente y voluntaria, o de que su firma y su foto coinciden con la identificación. No puede negarse por raza, color, origen nacional, religión, orientación sexual, identidad de género, discapacidad o estado civil.

Notary, notario y abogado: ¿cómo evito el fraude de notario?

En muchos países de América Latina, un “notario público” es un abogado que puede dar consejo legal. En Estados Unidos, un notary public no es abogado, ni tabelião, ni escrivão. La palabra se parece; el trabajo no. Hay quien se aprovecha de esa confusión y cobra por “ayuda” legal o de inmigración que no puede dar. Los consejos del Departamento de Estado:

• Nunca pague a alguien solo por recomendarle un abogado.
• Verifique que el abogado tenga licencia en la búsqueda de abogados del Pennsylvania Disciplinary Board. Si no lo puede probar, váyase.
• Nunca firme un formulario en blanco ni un documento que no entienda. Lleve a una persona de confianza que traduzca.
• Pida un contrato por escrito con todos los costos y un recibo detallado de cada pago.
• Desconfíe de quien ofrece “conseguirle” un patrocinador o cónyuge para la green card. Eso es ilegal.

Todo notary que se anuncie debe incluir la frase “No soy un abogado con licencia para ejercer la abogacía en este Estado” en cada idioma que use en el anuncio. Puede buscar a un notary en la búsqueda de notaries del estado y denunciar abusos en la página de quejas sobre notaries del Departamento de Estado.

¿Qué necesito para notarizar un documento?

• Ir en persona. Una videollamada o llamada de audio no cuenta, salvo con un notary autorizado por el estado para notarización remota en línea (permanente en Pensilvania desde la Ley 97 de 2020). Todos los que firman deben presentarse.
• Una identificación válida. El notary puede aceptar pasaporte, licencia de manejar o ID de no conductor emitido por el gobierno, vigente. Otra identificación gubernamental actual con su foto o firma puede aceptarse si el notary queda satisfecho, o un testigo creíble que el notary conozca personalmente puede responder por usted.
• El documento, con todos los espacios llenos. No firme un affidavit ni otra declaración jurada antes de llegar.
• Dinero para la tarifa (vea la siguiente sección).

Pregunte a la oficina que pidió la notarización (un agente de PennDOT, un banco, una escuela, una oficina del extranjero) qué acto quiere. El notary no puede dar consejo legal ni decidirlo por usted.

¿Cuánto cobra un notary en Pensilvania?

El Departamento de Estado fija el máximo de cada acto notarial. El notary no puede cobrar más, pero sí menos o nada.

Un notary autorizado para notarización electrónica o remota puede cobrar hasta $20 más por acto. Las copias, el correo, el teléfono y el traslado son costos “administrativos”: no tienen un monto fijo, pero deben ser habituales y razonables, explicados antes de notarizar y aparecer por separado en el recibo. El notary que cobra debe exhibir las tarifas en un lugar visible o dárselas si las pide, y entregar un recibo detallado.

¿Qué papeles del carro pueden necesitar un notary en Pensilvania?

La página de PennDOT sobre comprar o vender un vehículo dice que la firma del vendedor en un título de Pensilvania debe estar notarizada o verificada, y que comprador y vendedor deben reunirse en un notary, tag service o dealer para completar la solicitud del título. El FAQ de PennDOT dice que ambas partes firman delante de un notary, así que lo mejor es que comprador y vendedor vengan juntos, cada uno con su identificación. La “verificación” en lugar del notary se limita a ciertos dealers y subastas con licencia; todos los demás agentes deben seguir notarizando. United Business Center es agente autorizado de PennDOT y ofrece servicio de notary, así que podemos notarizar las firmas y preparar el traspaso del título para comprador y vendedor. La firma del vendedor también puede requerir notary en algunos títulos de otros estados.

• Carro que viene de otro estado: PennDOT menciona la verificación del VIN por un mecánico de inspección certificado o por un notary como una opción (la otra es el rastreo del VIN).
• Duplicado del título (título perdido): según las reglas más nuevas de PennDOT, formularios como el MV-38O traen una declaración sin juramento en lugar del notary, pero las versiones viejas todavía lo exigen. Revise qué versión tiene. Vea título de carro perdido en Pensilvania.
• Venta de su carro: vea cómo vender un carro en Pensilvania.
• Poder notarial y formularios de lien (gravamen): el poder seguro de PennDOT (MV-POA) es un formulario de dealers y aseguradoras. Para cualquier otro poder o papel de lien, pregunte a nosotros o a PennDOT antes de firmar.

¿La apostilla es lo mismo que notarizar un documento?

No. La apostilla (apostille) es un certificado para documentos que se usarán fuera de Estados Unidos y la emite el Departamento de Estado de Pensilvania, no el notary. Autentica la firma de un funcionario público de Pensilvania. El Departamento indica una tarifa de $15 por documento, solo acepta originales (no fotocopias) y dice que las solicitudes por correo tardaban de dos a tres semanas, sin contar el envío.

Algunos papeles, como diplomas, historiales académicos y antecedentes penales, primero deben ser notarizados por un notary de Pensilvania para que el Departamento pueda certificarlos. Las actas de nacimiento y defunción van al Departamento de Salud de Pensilvania. Revise la página de certificación de documentos y las reglas del país de destino antes de empezar.

Preguntas frecuentes

¿Qué puede hacer un notary en Pensilvania?

Puede tomar acknowledgments, administrar juramentos y declaraciones solemnes, tomar declaraciones juradas (affidavits), presenciar o atestiguar firmas, certificar ciertas copias y levantar protestos. Puede hacerlo en cualquier lugar de Pensilvania.

¿Un notary public es lo mismo que un abogado o un notario?

No. En Estados Unidos un notary no es abogado y no puede dar consejo legal, a menos que también tenga licencia de abogado. En muchos países de América Latina “notario público” es un abogado, y esa confusión se usa para estafar.

¿Cuánto cobra un notary en Pensilvania?

El máximo del estado es $5 en la mayoría de los actos, como un acknowledgment, un juramento, una declaración jurada o una copia certificada, y $2 por cada nombre adicional en un acknowledgment. La notarización electrónica o remota puede sumar hasta $20 por acto, y los costos razonables e informados, como el traslado, van aparte.

¿Tengo que ir en persona?

Sí, casi siempre. La videollamada solo cuenta con un notary autorizado por el estado para notarización remota en línea. La certificación de copias es la excepción: quien firma no tiene que presentarse.

¿Qué identificación acepta un notary de Pensilvania?

Pasaporte, licencia de manejar o ID de no conductor emitido por el gobierno, vigente. Otra identificación gubernamental actual con foto o firma puede aceptarse si el notary queda satisfecho. La decisión final es del notary.

¿Puede un notary certificar una copia de mi acta de nacimiento?

No. Los notaries de Pensilvania no pueden certificar copias de actas de nacimiento, defunción, matrimonio ni documentos de empresas. Solo la agencia que guarda el original puede hacerlo.

¿Quién emite la apostilla en Pensilvania?

El Departamento de Estado de Pensilvania (Secretary of the Commonwealth), no el notary. La tarifa indicada es de $15 por documento y usted envía el original.