Notary public en Pennsylvanie : ce qu'il peut faire et ne pas faire

Que fait un notary public en Pennsylvanie ?

Un notary public est nommé par le Pennsylvania Department of State, l'agence de l'État qui supervise les notaries, pour un mandat de quatre ans. Selon la loi de l'État sur les notaries (RULONA), un notary peut accomplir six actes notariaux :

• Acknowledgment (reconnaissance de signature) : vous déclarez au notary que la signature est la vôtre et que vous avez signé dans le but indiqué dans le document.
• Serment ou affirmation solennelle : vous jurez ou promettez solennellement, devant le notary, de dire la vérité.
• Attestation sous serment ou affirmation (souvent appelée jurat ou affidavit) : vous jurez que ce qui est écrit est vrai et vous signez devant le notary.
• Témoignage ou attestation d'une signature : le notary confirme votre identité et que la signature est bien la vôtre.
• Certification d'une copie : le notary confirme que la copie est une reproduction complète et exacte de l'original. C'est le seul acte pour lequel le signataire n'a pas à se présenter.
• Constat de protêt d'un effet de commerce (negotiable instrument) : un acte commercial rare, sans rapport avec les papiers de voiture.

Un notary de Pennsylvanie peut exercer dans tous les comtés de Pennsylvanie, mais pas hors de l'État. L'habilitation est personnelle : personne d'autre ne peut utiliser le tampon du notary. Ce que le notary confirme, c'est qui a signé. Un notary n'est pas là pour vous dire si le document est correct ou judicieux.

Que ne peut PAS faire un notary en Pennsylvanie ?

• Donner des conseils juridiques ou aider à rédiger des actes juridiques, sauf si la personne est aussi avocat agréé (licensed attorney).
• Agir comme consultant en immigration ou vous représenter dans des affaires d'immigration, ni se faire payer pour cela.
• Certifier des copies d'actes de naissance, de décès ou de mariage, ou de documents de société comme des statuts (Articles of Incorporation). Seul l'organisme qui détient l'original peut les certifier.
• Célébrer des mariages ou délivrer des autorisations de mariage (marriage licenses).
• Notarier hors de Pennsylvanie ou prêter son tampon à quelqu'un d'autre.
• Notarier un document dans lequel lui-même ou son conjoint a un intérêt financier personnel.
• Délivrer une apostille. C'est le Department of State qui s'en charge (voir plus bas).

Un notary peut refuser s'il n'est pas convaincu que vous êtes capable, que vous signez en connaissance de cause et librement, ou que votre signature et votre photo correspondent à votre pièce d'identité. Un notary ne peut pas refuser en raison de la race, de la couleur, de l'origine nationale, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, d'un handicap ou de la situation matrimoniale.

Notary public, notaire ou avocat : comment éviter la fraude ?

En France, au Québec, en Haïti et dans de nombreux pays d'Afrique francophone, un « notaire » est un juriste qui rédige des actes officiels et donne des conseils juridiques (il en va de même du « notario público » en Amérique latine ou du « tabelião » au Brésil). Aux États-Unis, un notary public n'est ni un notaire, ni un avocat. Le mot se ressemble ; le métier, non. Certaines personnes profitent de cette confusion et font payer une « aide » juridique ou en immigration qu'elles n'ont pas le droit de fournir. Les conseils du Department of State :

• Ne payez jamais quelqu'un simplement pour vous orienter vers un avocat.
• Vérifiez qu'un avocat est bien agréé grâce à la recherche d'avocats du Pennsylvania Disciplinary Board. Partez s'il ne peut pas le prouver.
• Ne signez jamais un formulaire vierge ni un document que vous ne comprenez pas. Venez avec une personne de confiance pour traduire.
• Exigez un contrat écrit indiquant tous les frais, et un reçu détaillé pour chaque paiement.
• Méfiez-vous de quiconque propose de vous « trouver » un garant (sponsor) ou un conjoint pour une green card. C'est illégal.

Un notary qui fait de la publicité doit inclure la mention « I am not an attorney licensed to practice law in this Commonwealth » (je ne suis pas un avocat autorisé à exercer le droit dans ce Commonwealth) dans chaque langue utilisée dans l'annonce. Vous pouvez vérifier un notary sur le moteur de recherche des notaries de l'État et signaler un abus via la page de plainte contre un notary du Department of State.

De quoi ai-je besoin pour faire notarier un document ?

• Être présent en personne. Les appels vidéo ou audio ne comptent pas, sauf avec un notary agréé par l'État pour la notarisation à distance en ligne (permanente en Pennsylvanie depuis l'Act 97 de 2020). Chaque signataire doit se présenter.
• Une pièce d'identité valide. Le notary peut se fier à un passeport, un permis de conduire ou une carte d'identité officielle (non-driver ID) en cours de validité, non expiré. Une autre pièce officielle en cours de validité avec votre photo ou votre signature peut être acceptée si le notary en est satisfait, ou un témoin digne de foi (credible witness) que le notary connaît personnellement peut se porter garant de vous.
• Le document, avec tous les champs remplis. Ne signez pas un affidavit ou une autre déclaration sous serment avant d'arriver.
• De quoi payer les frais (voir la section suivante).

Demandez à l'organisme qui a demandé la notarisation (un agent PennDOT, une banque, une école, une administration étrangère) quel acte il veut. Un notary ne peut pas donner de conseil juridique ni le décider pour vous.

Combien coûte un notary en Pennsylvanie ?

Le Department of State fixe le tarif maximum de chaque acte notarial. Un notary ne peut pas facturer plus, mais peut facturer moins ou ne rien facturer.

Un notary agréé pour la notarisation électronique ou à distance peut facturer jusqu'à 20 $ de plus par acte. Les copies, l'affranchissement, le téléphone et les déplacements sont des frais « administratifs » (clerical or administrative) : ils ne sont pas plafonnés à un montant fixe, mais doivent être habituels et raisonnables, vous être expliqués avant la notarisation et figurer séparément sur le reçu. Un notary qui facture doit soit afficher ses tarifs de façon visible, soit vous les communiquer sur demande, et doit remettre un reçu détaillé.

Quels papiers de voiture peuvent nécessiter un notary en Pennsylvanie ?

La page de PennDOT sur l'achat et la vente d'un véhicule indique que la signature du vendeur sur un title de Pennsylvanie doit être notariée ou vérifiée, et que l'acheteur et le vendeur devraient se retrouver chez un notary, un service de plaques (tag service) ou un concessionnaire pour remplir la demande de title. La FAQ de PennDOT indique que les deux parties signent devant un notary : le plus simple est donc que l'acheteur et le vendeur viennent ensemble, chacun avec sa pièce d'identité. La « vérification » à la place d'un notary est réservée à certains concessionnaires et ventes aux enchères agréés ; tous les autres agents doivent continuer à notarier. United Business Center est un agent autorisé par PennDOT et propose un service de notary : nous pouvons notarier les signatures et préparer le transfert de title pour l'acheteur et le vendeur. La signature du vendeur peut aussi devoir être notariée sur certains titles d'autres États.

• Amener une voiture d'un autre État : PennDOT cite la vérification du VIN par un mécanicien d'inspection certifié ou par un notary comme une option (l'autre est le relevé du VIN).
• Duplicata de title (title perdu) : selon les nouvelles règles de PennDOT, des formulaires comme le MV-38O comportent une déclaration non assermentée (unsworn declaration) au lieu d'un notary, mais les anciennes versions du formulaire en exigent encore un. Vérifiez la version que vous avez. Voir title de voiture perdu en Pennsylvanie.
• Vendre votre voiture : voir vendre une voiture en Pennsylvanie.
• Procuration et formulaires de privilège (lien) : la procuration sécurisée de PennDOT (MV-POA) est un formulaire réservé aux concessionnaires et aux compagnies d'assurance. Pour toute autre procuration ou tout papier lié à un privilège, demandez-nous ou demandez à PennDOT avant de signer quoi que ce soit.

Une apostille, est-ce la même chose que faire notarier un document ?

Non. Une apostille est un certificat pour les documents qui seront utilisés hors des États-Unis, et elle est délivrée par le Pennsylvania Department of State, pas par un notary. Elle authentifie la signature d'un fonctionnaire de Pennsylvanie. Le Department indique des frais de 15 $ par document, n'accepte que les originaux (pas de photocopies) et précise que les demandes par courrier prenaient environ deux à trois semaines, sans compter les délais postaux.

Certains papiers, comme les diplômes, les relevés de notes et les extraits de casier judiciaire, doivent d'abord être notariés par un notary de Pennsylvanie avant que le Department puisse les certifier. Les actes d'état civil (naissance, décès) relèvent du Pennsylvania Department of Health. Consultez la page de certification de documents du Department et les règles du pays de destination avant de commencer.

Questions fréquentes

Que peut faire un notary en Pennsylvanie ?

Un notary peut recevoir des acknowledgments, faire prêter serment ou affirmation, recevoir des déclarations sous serment (affidavits), être témoin d'une signature ou l'attester, certifier certaines copies et constater des protêts. Il peut le faire partout en Pennsylvanie.

Un notary public, est-ce la même chose qu'un avocat ou un notaire ?

Non. Aux États-Unis, un notary n'est pas un avocat et ne peut pas donner de conseil juridique, sauf s'il est aussi avocat agréé. En France, au Québec, en Haïti et dans de nombreux pays, un « notaire » est un juriste, et c'est pourquoi cette confusion est exploitée par des fraudeurs.

Combien coûte un notary en Pennsylvanie ?

Le maximum fixé par l'État est de 5 $ pour la plupart des actes, comme un acknowledgment, un serment, une déclaration sous serment ou une copie certifiée, et de 2 $ pour chaque nom supplémentaire sur un acknowledgment. La notarisation à distance ou électronique peut ajouter jusqu'à 20 $ par acte, et les frais raisonnables annoncés à l'avance, comme le déplacement, sont en plus.

Dois-je être présent en personne ?

Oui, pour presque tout. Les appels vidéo ne comptent qu'avec un notary agréé par l'État pour la notarisation à distance en ligne. La certification de copie est l'exception : elle n'exige pas la présence du signataire.

Quelle pièce d'identité un notary de Pennsylvanie accepte-t-il ?

Un passeport, un permis de conduire ou une carte d'identité officielle (non-driver ID) en cours de validité, non expiré. Une autre pièce officielle en cours de validité avec photo ou signature peut être acceptée si le notary en est satisfait. C'est le notary qui décide en dernier ressort.

Un notary peut-il certifier une copie de mon acte de naissance ?

Non. Les notaries de Pennsylvanie ne peuvent pas certifier de copies d'actes de naissance, de décès, de mariage ou de documents de société. Seul l'organisme qui détient l'original le peut.

Qui délivre une apostille en Pennsylvanie ?

Le Pennsylvania Department of State (Secretary of the Commonwealth), pas le notary. Les frais indiqués sont de 15 $ par document et vous envoyez l'original.