Notary Public na Pensilvânia: o que pode e o que não pode fazer

O que um notary public faz na Pensilvânia?

O notary public recebe uma comissão do Departamento de Estado da Pensilvânia (o órgão estadual que supervisiona os notaries) por quatro anos. Pela lei estadual (RULONA), ele pode praticar seis atos notariais:

• Acknowledgment (reconhecimento): você declara ao notary que a assinatura é sua e que assinou para a finalidade descrita no documento.
• Oath ou affirmation (juramento ou declaração solene): você jura ou promete solenemente, diante do notary, dizer a verdade.
• Verification on oath or affirmation (muitas vezes chamada de jurat ou affidavit): você jura que o que está escrito é verdade e assina na frente do notary.
• Witnessing ou attesting a signature: o notary confirma quem você é e que a assinatura é sua.
• Certificar uma cópia: o notary confirma que a cópia é uma reprodução completa e fiel do original. É o único ato em que quem assina não precisa comparecer.
• Protesto de título negociável: ato empresarial raro, sem relação com papéis de carro.

O notary da Pensilvânia pode atuar em qualquer condado do estado, mas não fora dele. A comissão é pessoal: ninguém mais pode usar o carimbo do notary. O que o notary confirma é quem assinou. Ele não está ali para dizer se o documento está certo ou se é uma boa ideia.

O que o notary NÃO pode fazer na Pensilvânia?

• Dar orientação jurídica ou ajudar a redigir documentos legais, a não ser que também seja advogado licenciado.
• Atuar como consultor de imigração ou representar você em assuntos de imigração, e cobrar por isso.
• Certificar cópias de certidões de nascimento, óbito ou casamento, nem de documentos de empresas como o Articles of Incorporation. Só o órgão que guarda o original pode certificar.
• Celebrar casamentos ou emitir licença de casamento.
• Notarizar fora da Pensilvânia ou emprestar o carimbo a outra pessoa.
• Notarizar um documento em que ele ou o cônjuge tenham interesse financeiro pessoal.
• Emitir apostila. Isso é feito pelo Departamento de Estado (veja abaixo).

O notary pode recusar se não estiver convencido de que você tem capacidade, de que assina de forma consciente e voluntária, ou de que sua assinatura e sua foto correspondem ao ID. Ele não pode recusar por raça, cor, origem nacional, religião, orientação sexual, identidade de gênero, deficiência ou estado civil.

Notary, notario e advogado: como evitar a fraude de notario?

Em muitos países latino-americanos, o “notario público” é um advogado que pode dar orientação jurídica. Nos Estados Unidos, o notary public não é advogado, nem tabelião, nem escrivão. A palavra é parecida; a função não é. Algumas pessoas se aproveitam dessa confusão e cobram por “ajuda” de imigração ou jurídica que não podem dar. Os conselhos do Departamento de Estado:

• Nunca pague a alguém só para indicar um advogado.
• Confira se o advogado tem licença na busca de advogados do Pennsylvania Disciplinary Board. Se ele não provar, saia de lá.
• Nunca assine um formulário em branco nem um documento que você não entende. Leve uma pessoa de confiança para traduzir.
• Exija contrato escrito com todos os valores e recibo detalhado de cada pagamento.
• Desconfie de quem oferece “achar” um patrocinador ou cônjuge para green card. Isso é ilegal.

Todo notary que faz anúncio deve incluir a frase “Não sou advogado licenciado para exercer a advocacia neste Estado” em cada idioma usado no anúncio (o original em inglês: “I am not an attorney licensed to practice law in this Commonwealth”). Você pode consultar um notary na busca de notaries do estado e denunciar abusos na página de reclamações sobre notaries do Departamento de Estado.

O que preciso levar para autenticar um documento?

• Ir pessoalmente. Chamada de vídeo ou áudio não vale, exceto com um notary autorizado pelo estado para notarização online remota (permanente na Pensilvânia desde a Lei 97 de 2020). Todos os que assinam precisam comparecer.
• Um ID válido. O notary pode aceitar passaporte, driver's license ou ID não motorista emitido pelo governo, dentro da validade. Outro ID governamental atual com sua foto ou assinatura pode ser aceito se o notary estiver convencido, ou uma testemunha idônea que o notary conheça pessoalmente pode confirmar quem você é.
• O documento, com todos os campos preenchidos. Não assine um affidavit ou outra declaração sob juramento antes de chegar.
• Dinheiro para a taxa (veja a próxima seção).

Pergunte ao órgão que pediu a notarização (um agente do PennDOT, banco, escola, repartição estrangeira) qual ato ele quer. O notary não pode dar orientação jurídica nem decidir isso por você.

Quanto custa um notary na Pensilvânia?

O Departamento de Estado define o valor máximo de cada ato notarial. O notary não pode cobrar mais, mas pode cobrar menos ou isentar.

O notary autorizado para notarização eletrônica ou remota pode cobrar até US$ 20 a mais por ato. Cópias, correio, telefone e deslocamento são custos “administrativos”: não têm valor fixo, mas precisam ser usuais e razoáveis, explicados a você antes da notarização e aparecer separados no recibo. O notary que cobra deve afixar a tabela em local visível ou entregá-la quando você pedir, e dar recibo detalhado.

Que papéis de carro podem precisar de notary na Pensilvânia?

A página do PennDOT sobre compra e venda de veículo diz que a assinatura do vendedor no título da Pensilvânia deve ser notarizada ou verificada, e que comprador e vendedor devem se encontrar em um notary, tag service ou concessionária para preencher o pedido de título. O FAQ do PennDOT diz que as duas partes assinam diante de um notary, então o melhor é comprador e vendedor irem juntos, cada um com seu documento. A “verificação” no lugar do notary é limitada a certas concessionárias e leilões licenciados; todos os outros agentes continuam obrigados a notarizar. A United Business Center é agente autorizado do PennDOT e tem serviço de notary, então reconhecemos as assinaturas e preparamos a transferência do título para comprador e vendedor. A assinatura do vendedor também pode precisar de notary em alguns títulos de outros estados.

• Carro vindo de outro estado: o PennDOT cita a verificação do VIN por um mecânico de inspeção certificado ou por um notary como uma das opções (a outra é o rastreamento do VIN).
• Segunda via do título (título perdido): pelas regras mais novas do PennDOT, formulários como o MV-38O trazem uma declaração sem juramento no lugar do notary, mas versões antigas ainda exigem. Confira a versão que você tem. Veja título de carro perdido na Pensilvânia.
• Venda do seu carro: veja como vender um carro na Pensilvânia.
• Procuração e formulários de lien (financiamento): a procuração segura do PennDOT (MV-POA) é um formulário de concessionárias e seguradoras. Para qualquer outra procuração ou papel de lien, pergunte a nós ou ao PennDOT antes de assinar.

Apostila é a mesma coisa que autenticar no notary?

Não. A apostila (apostille) é um certificado para documentos que serão usados fora dos Estados Unidos e é emitida pelo Departamento de Estado da Pensilvânia, não pelo notary. Ela autentica a assinatura de um funcionário público da Pensilvânia. O Departamento informa taxa de US$ 15 por documento, aceita só originais (não fotocópias) e diz que os pedidos enviados pelo correio levavam cerca de duas a três semanas, sem contar o tempo de postagem.

Alguns papéis, como diplomas, históricos escolares e certidões de antecedentes criminais, precisam antes ser notarizados por um notary da Pensilvânia para o Departamento poder certificá-los. Certidões de nascimento e óbito vão para o Departamento de Saúde da Pensilvânia. Veja a página de certificação de documentos e as regras do país de destino antes de começar.

Perguntas frequentes

O que um notary pode fazer na Pensilvânia?

Pode tomar acknowledgments, administrar juramentos e declarações solenes, tomar declarações sob juramento (affidavits), testemunhar ou atestar assinaturas, certificar certas cópias e fazer protestos. Pode fazer isso em qualquer lugar da Pensilvânia.

Notary public é a mesma coisa que advogado ou tabelião?

Não. Nos EUA o notary não é advogado e não pode dar orientação jurídica, a menos que também seja advogado licenciado. Em muitos países latino-americanos “notario público” é um advogado, e é essa confusão que alimenta as fraudes.

Quanto custa um notary na Pensilvânia?

O máximo do estado é US$ 5 na maioria dos atos, como acknowledgment, juramento, declaração sob juramento ou cópia certificada, e US$ 2 por nome adicional em um acknowledgment. A notarização eletrônica ou remota pode somar até US$ 20 por ato, e custos razoáveis e informados, como deslocamento, são cobrados à parte.

Preciso ir pessoalmente?

Sim, quase sempre. Videochamada só vale com notary autorizado pelo estado para notarização online remota. A certificação de cópia é a exceção: quem assina não precisa comparecer.

Que ID o notary da Pensilvânia aceita?

Passaporte, driver's license ou ID não motorista emitido pelo governo, dentro da validade. Outro ID governamental atual com foto ou assinatura pode ser aceito se o notary estiver convencido. A decisão final é do notary.

O notary pode certificar uma cópia da minha certidão de nascimento?

Não. Notaries da Pensilvânia não podem certificar cópias de certidões de nascimento, óbito, casamento nem de documentos de empresas. Só o órgão que guarda o original pode.

Quem emite a apostila na Pensilvânia?

O Departamento de Estado da Pensilvânia (Secretary of the Commonwealth), não o notary. A taxa informada é de US$ 15 por documento e você envia o original.